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Mis à jour le 29/10/2025
Si vous êtes locataires d’un bien et que votre propriétaire a opté pour la méthode de la provision sur charges, une régularisation aura lieu chaque année.
Or, cette étape est souvent la source de nombreuses incompréhensions, voire d’ erreurs d’interprétation, de la part du locataire comme du propriétaire. Pour vous aider à y voir plus clair, et vous renseigner sur vos droits, nous vous proposons ce petit guide à destination des locataires.
En tant que locataire, si vous payez vos charges selon la méthode de la provision sur charges, voici l’essentiel de ce que vous devez savoir :
Votre propriétaire a l’obligation de vous transmettre, chaque année, le décompte des charges, au moins un mois avant toute régularisation ;
Si le montant des charges que vous avez versées est supérieur au montant réel, votre propriétaire a l’obligation de vous rembourser la différence, et n’a pas le droit d’attendre votre départ du logement pour procéder à ce remboursement ;
Votre propriétaire doit être en mesure de vous fournir, sur demande, les pièces justificatives détaillées relatives au décompte des charges pendant les 6 mois suivant la régularisation ;
En cas de demande de régularisation tardive, soit après le terme de l’année civile suivant leur exigibilité, vous pouvez demander à échelonner le paiement sur 12 mois ;
Tout action en justice relative au paiement des charges se prescrit dans un délai de 3 ans.
Les textes de référence :
La loi du 6 juillet 1989, et notamment son article 23 : Article 23 - Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 - Légifrance
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 ainsi que ses annexes : Décret n°87-713 du 26 août 1987 pris en application de l'article 18 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 tendant à favoriser l'investissement locatif, l'accession à la propriété de logements sociaux et le développement de l'offre foncière et fixant la liste des charges récupérables - Légifrance
La liste exacte des charges récupérables auprès du locataire est plutôt longue, et peut être consultée en annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987. Pour vous en donner une idée, voici les 7 catégories sous lesquelles elles sont regroupées :
Ascenseurs et monte-charge ;
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes ;
Installations individuelles ;
Parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation ;
Espaces extérieurs au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation ;
Hygiène ;
Équipements divers du bâtiment ou de l’ensemble des bâtiments d’habitation.
Certaines taxes sont également récupérables auprès du locataire, c’est par exemple le cas de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui découle du paiement de la taxe foncière qui n’est, quant à elle, pas récupérable mais peut être déduite du montant imposable dans le cadre du régime réel d’imposition.
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Les + :
Dans le cadre du paiement des charges selon la méthode de la provision sur charges, le principe est relativement simple :
Le locataire verse tous les mois, en plus du loyer, une somme appelée la « provision sur charges » ;
Une fois le décompte des charges connu, il est possible de déterminer le montant exact des charges récupérables auprès du locataire ;
Ce montant est ensuite comparé au total des provisions versées, et peut déboucher sur une demande de régularisation de la part du propriétaire (le total des charges récupérables est supérieur à celui de la provision), ou à un remboursement du trop-perçu au locataire (le total des charges récupérables est inférieur à celui de la provision).
1. Le locataire verse des provisions sur charges tous les mois
2. Le bailleur transmet au locataire le décompte des charges un mois avant toute régularisation/remboursement
3. Le bailleur tient les justificatifs à la disposition de son locataire pendant les 6 mois suivant la régularisation.
Comme l’indique l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : Le bailleur doit communiquer au locataire « le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement ».
Ce décompte doit être transmis au moins un mois avant toute régularisation.
Au besoin, le locataire doit pouvoir, pendant les 6 mois qui suivent, consulter toutes les factures, relevés du syndic, ou montants de la TEOM, relatives aux charges qui lui ont été imputées.
Assurez-vous que la provision que vous avez versée a été correctement prise en compte et qu’elle correspond bien, en cas de départ ou d’arrivée en cours d’année, au prorata de votre temps d’occupation.
Assurez-vous que seules les charges effectivement récupérables auprès du locataire vous ont été imputées, et que le décompte ne comprend pas également des charges que vous n’avez pas à payer (comme les frais de syndic ou la taxe foncière par exemple).
Pensez également à vérifier que les estimations de consommation sont cohérentes.
Vérifiez bien que les règles encadrant le mode de répartition des charges (notamment le nombre de tantièmes qui représente le logement) sont bien respectées.
En cas de départ ou d’arrivée en cours d’année, les montants doivent être proratisés selon votre temps d’occupation effectif du bien
Ainsi, si vous quittez votre logement avant la fin de la période de préavis, vous êtes tenu du paiement des charges jusqu’à l’expiration de cette dernière, sauf si le logement est reloué entretemps.
En revanche, si vous quittez le logement en raison d’un non-renouvellement du bail par votre propriétaire, vous êtes redevable du paiement des charges uniquement jusqu’à la date de remise des clés.
De la même manière, vous n’êtes tenu du paiement des charges qu’à partir du moment où vous avez récupéré les clés du bien. Si vous arrivez en cours de mois, le propriétaire a l’interdiction de considérer, au moment de faire le calcul, que vous avez occupé le logement pendant la totalité du mois.
Dans le cas où votre propriétaire vous demande de régler la TEOM, demandez à consulter l’avis de taxe foncière sur lequel cette dernière figure, et contrôlez que le montant demandé correspond bien à la période d’occupation.
Prenons quelques exemples pour illustrer nos propos, en partant du cas d’un locataire versant tous les mois en plus de son loyer, une provision sur charges de 100 €.
Dans cette situation, le total de la provision représente donc une somme de 1 200 € sur une année complète. Lors du décompte, le montant des charges récupérables pour l’année s’élève à 1 050 €. Le propriétaire doit donc rembourser son locataire de la somme de 150 €.
Si le locataire quitte les lieux le 20 septembre, dernier jour de sa période de préavis, le montant de sa provision sur charges sera de 866 € (8 mois complets et 2/3 du mois de septembre).
À son départ, si le montant des charges récupérables n’est pas encore connu, le propriétaire a la possibilité de conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie pour anticiper une éventuelle régularisation. Cela n’est toutefois pas obligatoire.
Une fois le décompte des charges connu, si ce dernier est, à nouveau, de 1 050 € pour l’année, la fraction imputable au locataire sera de 756 €. Le propriétaire aura donc 110 € à rembourser à son locataire, tout en lui restituant également la fraction du dépôt de garantie conservée s’il a choisi cette option. Attention, en ce cas, la somme doit être remboursée sans délai, sous peine de pénalités à l’encontre du propriétaire.
Reprenons une situation équivalente au cas n°1, mais cette fois-ci le montant des charges a brusquement augmenté, passant à 1 680 €. En toute logique, c’est, dans ce cas, le propriétaire qui peut formuler une demande de remboursement, d’un montant de 480 €, soit la différence entre la provision sur charge pour l’année, et le montant réel des charges récupérables.
Toutefois, le propriétaire formule sa demande trop tardivement, et son locataire a donc le droit de demander un paiement échelonné sur 12 mois, ce qui veut dire que, pendant l’année suivante, il versera 40 € par mois au titre du remboursement des charges.
À noter : En cas de régularisation des charges importante, il peut être opportun de proposer au locataire un paiement échelonné, même si la demande intervient sans retard.
En location meublée, les propriétaires ont le droit, plutôt que d’utiliser la méthode de la provision sur charges, de mettre en place un forfait de charges. Concrètement, cela veut dire qu’aucune régularisation n’a lieu pendant l’année, quel que soit le résultat du décompte final.
Si votre bailleur a mis ce système en place, pensez à vérifier que le montant du forfait n’est pas manifestement disproportionné par rapport au coût des charges. Le bailleur doit être en mesure de pouvoir justifier le montant demandé, et vous avez le droit de le contester s’il apparaît disproportionné par rapport au coût réel des charges supportées par le bailleur.
De plus, s’il est autorisé de procéder à la révision du montant du forfait afin de l’adapter à la situation, cela ne veut pas dire que votre bailleur peut procéder comme il le souhaite, ou finalement vous demander une régularisation en fin d’année."
En colocation, deux enjeux se posent pour les colocataires : le montant des charges dont ils sont considérés redevables, et la question de leur solidarité si l’un des colocataires ne s’acquitte pas de sa part de charges.
En la matière, c’est le type de bail conclu entre le bailleur et les colocataires qui va permettre de répondre à ces questions.
Si le bail conclu est un bail unique, les colocataires sont réputés solidaires dans le paiement des charges, et doivent s’organiser pour s’acquitter du montant des charges en procédant eux-mêmes à la répartition du montant de ces dernières.
À l’inverse, s’il s’agit de baux séparés, chaque colocataire est uniquement responsable de sa part de charges, qui sera déterminée selon la surface qu’il occupe dans le bien.
Un changement de propriétaire ou de syndic ne remet pas en cause le système choisi pour le paiement des charges, ni les éventuelles demandes de régularisation ou de remboursement du trop-perçu.
En principe, vous n’aurez pas à demander le remboursement, puisque votre propriétaire devrait y procéder de lui-même, en se rendant compte d’un trop-perçu au moment du calcul des charges.
Pour autant, si vous n’avez reçu aucune nouvelle de votre bailleur, vous pouvez commencer par lui adresser un simple courrier, lui rappelant ses obligations, et lui demandant de vous transmettre le décompte des charges annuelles, ainsi qu’un éventuel remboursement si ce dernier devrait avoir lieu.
Il est possible que cette étape nécessite plusieurs échanges : le premier pour obtenir les décomptes de charges, et le second pour demander un remboursement du trop-perçu. N’hésitez pas, dans chaque courrier, à rappeler à votre bailleur que la communication de ces éléments relève de sa responsabilité, comme l’indique l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
En cas de refus, de retard, ou tout simplement en l’absence de réponse de votre bailleur lors de l’une des étapes mentionnées précédemment, vous devrez alors le mettre en demeure de se conformer à ses obligations par courrier recommandé.
Si cela n’aboutit pas, vous devrez vous tourner vers la commission départementale de conciliation afin d’opérer une médiation. En dernier recours, il ne vous restera plus qu’à vous tourner vers la justice..
Cf modèles à télécharger en annexe en fin de doc
Demande de justificatifs/décompte.
Demande de remboursement trop-perçu.
Demande d’échelonnement (12 mois).
En principe, même après votre départ des lieux, votre propriétaire devra vous adresser le décompte de l’année avec une demande de régularisation ou un remboursement. S’il ne le fait pas, vous pouvez prendre contact avec lui comme expliqué dans cet article, au besoin en utilisant un de nos modèles.
Il vous suffit, s’ils ne sont pas déjà en votre possession, de demander au propriétaire de vous transmettre les justificatifs des charges déductibles et de vérifier l’exactitude des calculs réalisés, en proratisant au besoin selon les périodes d’occupation. Comparez ensuite le montant des charges à celui des provisions que vous avez versées.
Le bailleur doit transmettre le décompte de charges au moins un mois avant la régularisation, puis procéder au remboursement dans le mois suivant. Il est toutefois conseillé de laisser un petit délai supplémentaire avant toute démarche officielle.
La loi ne précise pas le mode de remboursement, mais vous pouvez demander un virement ou tout autre moyen de paiement à votre convenance.
Si vous partez en cours d’année, vous êtes redevables de la fraction des charges qui correspond à votre durée d’occupation du bien (ou la fin de votre préavis si vous partez plus tôt et que le logement n’est pas reloué entretemps).
Dans ce cas, votre propriétaire a droit de conserver jusqu’à 20% de montant du dépôt de garantie en vue d’une future régularisation, mais il devra vous les retourner sans délai dès que le décompte de charges sera en sa possession, et s’il s’avère que cette somme n’est pas nécessaire.
[Prénom et nom]
[Adresse complète]
[Code postal, Ville]
À l’attention de :
[Nom du propriétaire / bailleur]
[Adresse complète]
[Code postal, Ville]
À [Ville], le [Date]
Objet : Demande de transmission du décompte de charges locatives et des justificatifs
Madame, Monsieur,
Locataire du logement situé au [adresse complète du logement loué], je me permets de vous écrire afin de solliciter la communication du décompte détaillé des charges locatives afférentes à la période du [indiquer la période concernée].
Conformément aux dispositions de l’article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, je vous rappelle que le locataire est en droit d’obtenir le décompte des charges récupérables ainsi que de consulter l’ensemble des pièces justificatives s’y rapportant.
Je vous saurais donc gré de bien vouloir me transmettre ce décompte dans les meilleurs délais et de m’indiquer les modalités selon lesquelles je pourrai consulter les justificatifs correspondants (factures, contrats d’entretien, relevés, etc.).
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
[Prénom et nom]
[Adresse complète]
[Code postal, Ville]
À l’attention de :
[Nom du propriétaire / bailleur]
[Adresse complète]
[Code postal, Ville]
À [Ville], le [Date]
Objet : Demande de remboursement d’un trop-perçu de charges locatives
Madame, Monsieur,
Locataire du logement situé au [adresse complète du logement loué], je fais suite à la régularisation annuelle des charges pour la période du [indiquer la période concernée].
Après examen du décompte détaillé que vous m’avez transmis, il apparaît que le montant total des provisions versées ([montant total versé] €) est supérieur aux charges réelles ([montant réel des charges] €), soit un trop-perçu en votre faveur de [montant du trop-perçu] €.
Conformément aux dispositions de l’article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, je vous demande par la présente de bien vouloir procéder au remboursement de ce trop-perçu dans les plus brefs délais.
Je vous remercie par avance de l’attention portée à ma demande et reste à votre disposition pour tout complément d’information.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
Annexe 3 : Demande d’échelonnement sur 12 mois
[Prénom et nom]
[Adresse complète]
[Code postal, Ville]
À l’attention de :
[Nom du propriétaire / bailleur]
[Adresse complète]
[Code postal, Ville]
À [Ville], le [Date]
Objet : Demande d’échelonnement du paiement des charges locatives
Madame, Monsieur,
Locataire du logement situé au [adresse complète du logement loué], j’ai bien reçu votre courrier du [date de réception] concernant la régularisation des charges locatives pour la période du [indiquer la période concernée].
Je constate toutefois que cette régularisation m’a été communiquée tardivement, soit plus d’un an après la fin de la période concernée. Conformément à l’article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, lorsqu’une régularisation intervient plus de 12 mois après l’exigibilité des charges, le locataire peut en demander l’échelonnement sur une durée maximale égale à celle pendant laquelle les sommes sont dues.
Aussi, je vous informe par la présente de mon souhait d’échelonner le règlement de la somme due, soit [montant total à payer] €, sur une période de 12 mois, à raison de [montant mensuel] € par mois, à compter du [date de début du paiement échelonné].
Je reste bien entendu disposé(e) à convenir avec vous des modalités pratiques de ce règlement.
Dans l’attente de votre confirmation, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
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Article rédigé par Baptiste BOCHART
