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Mis à jour le 16/10/2025
Chaque année, les charges récupérables sur locataire reviennent sur la table : provisions à ajuster, décomptes à envoyer, justificatifs à archiver, régularisation à effectuer dans les délais… Pour un propriétaire, la gestion de ces postes est à la fois récurrente, encadrée par la loi et source fréquente de litiges si elle est mal maîtrisée.
Il vous incombe de distinguer les charges imputables au locataire, de calculer correctement les provisions et de respecter les procédures de régularisation. Cet article passe en revue, point par point, la liste complète et les règles à connaître en 2025.
Les charges récupérables sur locataire sont définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987, toujours en vigueur en 2025. Ce texte précise la liste complète des charges imputables au locataire, aussi bien en location nue qu’en location meublée.
Ces dépenses se regroupent en trois catégories : les services liés à l’usage du logement et de l’immeuble, l’entretien courant et les petites réparations des parties communes, ainsi que les taxes locatives comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
La distinction entre charges récupérables et non récupérables est centrale. Les premières concernent des dépenses liées à l’usage courant du logement, par exemple le chauffage collectif, l’entretien de l’ascenseur ou le nettoyage des parties communes.
Les secondes, au contraire, relèvent du propriétaire : gros travaux de réparation, honoraires de gestion, ravalement de façade ou remplacement d’équipements. Une régularisation annuelle, accompagnée des justificatifs de charges, permet de clarifier cette répartition.
En 2025, plusieurs limites du décret de 1987 sont pointées par les bailleurs. Le texte ne mentionne pas encore des équipements désormais fréquents comme les bornes de recharge électrique, les systèmes de ventilation double flux ou certains dispositifs connectés de chauffage.
De plus, les nouvelles obligations environnementales issues des rénovations énergétiques génèrent des frais d’entretien que le propriétaire ne peut pas toujours récupérer. Ces zones grises nourrissent des discussions sur une réforme attendue.
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Le décret n°87-713 établit une liste exhaustive des charges récupérables sur locataire. Elle permet de sécuriser la relation bailleur-locataire en évitant les abus et en fixant des catégories précises de dépenses refacturables.
Le coût de fonctionnement des ascenseurs et monte-charges constitue une charge récupérable classique. Le bailleur peut refacturer au locataire l’électricité nécessaire au fonctionnement, l’entretien courant prévu par contrat ainsi que les petites réparations.
En revanche, le remplacement complet d’un ascenseur reste à la charge du propriétaire, car il s’agit d’une dépense non récupérable.
Le locataire participe aux frais liés à sa consommation d’eau ainsi qu’aux dépenses de chauffage collectif. Cela inclut l’électricité et le combustible nécessaires, l’entretien des chaudières et canalisations ainsi que les contrôles techniques obligatoires.
La répartition s’effectue selon les relevés de compteurs ou, à défaut, selon la surface des logements.
Les charges relatives aux parties communes comprennent l’éclairage des couloirs, escaliers ou halls, l’entretien courant des sols et murs ainsi que le nettoyage régulier.
Le coût des produits, de la main-d’œuvre et de l’électricité est récupérable, dès lors qu’il s’agit d’un usage courant et non de gros travaux.
Les frais de jardinage, d’entretien des espaces verts, d’arrosage, de désherbage ou de remplacement de plantes usées sont imputables au locataire.
De même, l’entretien des aires de jeux ou des parkings extérieurs, lorsqu’ils sont communs, relève des charges récupérables. Les dépenses exceptionnelles de réaménagement, elles, restent au propriétaire.
Au-delà des dépenses d’entretien et de fonctionnement, certaines taxes et redevances locales figurent dans la liste des charges récupérables sur locataire fixée par le décret n°87-713.
La TEOM est incluse dans la taxe foncière payée par le propriétaire. Elle peut être récupérée sur le locataire car elle finance directement le service d’enlèvement des déchets.
Son montant est calculé par la commune, généralement en fonction de la valeur locative cadastrale du logement. La répartition s’effectue logement par logement, selon l’avis de taxe foncière.
La taxe de balayage, appliquée dans certaines communes, correspond au nettoyage des voies publiques devant l’immeuble.
La redevance d’assainissement couvre quant à elle l’entretien et le traitement des eaux usées. Ces deux taxes sont intégralement récupérables auprès du locataire dès lors qu’elles apparaissent sur les factures ou avis correspondants.
Les frais liés au personnel d’immeuble dépendent de son statut. Pour un employé non logé sur place, la rémunération et les charges sociales sont récupérables à 100 %.
Pour un gardien ou concierge logé dans la résidence, la récupération est limitée : 75 % si le salarié assure à la fois le nettoyage des parties communes et la sortie des poubelles, 40 % s’il n’assure qu’une seule de ces deux tâches. Le reste demeure à la charge du propriétaire.
Le système de provisions sur charges est le plus répandu. Le locataire verse chaque mois ou trimestre une somme estimée, en plus du loyer. Ce montant est calculé à partir du budget prévisionnel de copropriété ou des dépenses de l’année précédente.
Une fois par an, le propriétaire établit une régularisation : si les provisions dépassent les charges réelles, le trop-perçu est remboursé au locataire ; dans le cas contraire, le locataire règle le solde dû. Ce système garantit une certaine souplesse mais exige une gestion rigoureuse et la production des justificatifs des charges.
Cette méthode, encadrée par le décret n°87-713, concerne principalement les locations nues mais peut aussi s’appliquer aux meublés.
Dans les baux meublés et les baux mobilité, il est possible de prévoir un forfait de charges. Son montant est inscrit dans le bail et n’est pas régularisé en fin d’année.
Cette simplicité séduit souvent bailleurs et locataires. En revanche, le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles, sous peine de contestation.
L’individualisation des compteurs (eau, chauffage, électricité) permet de facturer directement chaque locataire sur sa consommation réelle.
Le télé-relevé, de plus en plus utilisé en copropriété, automatise le suivi et réduit les litiges. Toutefois, les frais d’installation ou de remplacement des compteurs restent non récupérables par le bailleur.
Comment calculer les charges locatives ? Dans une copropriété, la provision sur charges se calcule en priorité sur le budget prévisionnel voté en assemblée générale. Hors copropriété, le bailleur s’appuie sur les charges de l’année précédente.
Ces bases de calcul permettent d’anticiper au mieux les frais récurrents comme le chauffage collectif, l’entretien des parties communes ou la taxe d’ordures ménagères.
Les provisions varient fortement selon la taille et le type de logement. En moyenne, elles s’élèvent à environ 20 à 30 €/m² par an pour un appartement, avec des écarts selon l’ancienneté du bâtiment et la présence d’équipements collectifs (ascenseur, chauffage central, espaces verts).
En copropriété, les provisions sur charges sont calculées en fonction des tantièmes détenus par chaque lot.
Des clés de répartition spécifiques peuvent s’appliquer : charges d’ascenseur réparties entre les étages, charges de chauffage collectif selon les relevés de consommation ou la surface habitable.
Ces règles assurent une répartition proportionnelle et juridiquement opposable aux locataires.
Le bailleur doit adresser un décompte des charges détaillé au moins un mois avant la régularisation. Ce document distingue les charges récupérables sur locataire de celles restant à la charge du propriétaire et précise les clés de répartition en copropriété.
Le locataire a le droit de consulter les factures, contrats d’entretien et relevés de consommation. Depuis 2020, lorsque l’immeuble est équipé d’un chauffage ou d’une production d’eau chaude collective avec télé-relevé, une évaluation individualisée de la consommation doit aussi être transmise.
Le propriétaire dispose d’un délai de six mois après l’envoi du décompte des charges pour réclamer un éventuel complément.
Passé ce délai, les sommes ne sont plus exigibles. De son côté, le locataire peut contester des charges indues pendant trois ans, délai de prescription applicable en matière locative.
La régularisation des charges aboutit soit à un remboursement, soit à une demande de complément. Si les provisions ont excédé les charges réelles, le bailleur doit restituer le trop-perçu au locataire.
Si elles sont insuffisantes, il peut réclamer la différence au locataire. En cas de forfait de charges (location meublée ou bail mobilité), aucune régularisation n’est possible : le montant fixé dans le bail reste définitif, mais peut être révisé chaque année comme le loyer.
Lorsque le bailleur procède à une régularisation des charges tardive, le locataire peut exiger un étalement des sommes réclamées sur une période de douze mois, en plus du paiement du loyer habituel. Ce dispositif, prévu par la loi, vise à éviter un règlement brutal de fortes sommes et à protéger le budget du locataire.
En cas de contestation, le locataire peut demander à consulter les justificatifs des charges et, si nécessaire, saisir la commission départementale de conciliation. À défaut d’accord, le tribunal judiciaire peut être saisi.
La loi encadre strictement la récupération des charges et interdit toute pénalité de retard en cas de contestation fondée.
Le bailleur doit préciser, dans le décompte des charges, chaque poste de dépense récupérable ainsi que la part imputable au propriétaire.
Les justificatifs incluent notamment les factures, contrats d’entretien, relevés de consommation et avis de taxe foncière pour la TEOM. Ce niveau de détail permet d’éviter les abus et de sécuriser la régularisation des charges.
Le propriétaire doit conserver les pièces justificatives des charges et les tenir à la disposition du locataire pendant une durée de six mois après l’envoi du décompte.
Cette période correspond au délai durant lequel le locataire peut demander à les consulter, généralement chez le bailleur ou auprès du syndic. Cela constitue une garantie supplémentaire de transparence.
Sur demande expresse, le bailleur est tenu de transmettre au locataire un récapitulatif des charges de l’immeuble, validé par l’assemblée générale de copropriété lorsqu’il s’agit d’un logement en copropriété. Ce récapitulatif permet de comparer les charges prévues au budget prévisionnel avec celles réellement engagées.
Si la loi autorise le bailleur à refacturer au locataire certaines dépenses courantes via les charges récupérables, d’autres frais restent exclusivement à sa charge. Les charges non récupérables traduisent la responsabilité du bailleur quant à la conservation et à la valorisation de son patrimoine immobilier.
Les dépenses de gros entretien ou de rénovation structurelle ne peuvent pas être imputées au locataire. Il s’agit par exemple du ravalement de façade, de la réfection de toiture, du remplacement complet d’un ascenseur ou encore de la mise aux normes énergétiques. Ces travaux, qui augmentent la valeur de l’immeuble, relèvent uniquement du propriétaire.
Les honoraires du syndic de copropriété, les frais de gestion administrative, les dépenses liées à la tenue des assemblées générales ou encore les frais de contentieux restent à la charge du bailleur. Ces coûts n’ont pas de lien direct avec l’usage quotidien du logement par le locataire et ne peuvent donc pas être récupérés.
L’assurance de l’immeuble souscrite par le propriétaire ou le syndicat de copropriété, de même que l’assurance propriétaire non occupant (PNO), ne figurent pas dans la liste des charges récupérables sur locataire.
De la même manière, les réparations majeures comme le remplacement d’une chaudière collective ou d’une canalisation principale sont supportées par le bailleur.
Refacturation de gros travaux (ravalement, toiture, remplacement d’ascenseur).
Honoraires de gestion et frais de contentieux.
Assurances du propriétaire ou honoraires du syndic.
Tous ces postes, exclus par le décret de 1987, restent à la charge du bailleur.
Absence de communication des pièces dans le délai légal.
Le locataire peut refuser de payer un complément non justifié.
En cas de litige, le juge peut imposer un remboursement et accorder des dommages et intérêts.
Première étape : demande écrite et échange de justificatifs.
Si désaccord persistant : recours à la commission départementale de conciliation (gratuite).
Ultime étape : tribunal judiciaire, procédure plus longue et coûteuse.
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Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe une liste précise des charges récupérables. Elles concernent trois catégories : services liés au logement (eau, chauffage collectif, ascenseur), entretien courant et petites réparations des parties communes, ainsi que certaines taxes comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
Le montant des provisions se calcule à partir du budget prévisionnel de copropriété ou, à défaut, sur la base des dépenses réelles de l’année précédente. Il doit correspondre aux charges prévisibles pour éviter un trop-perçu à restituer au locataire ou un solde important lors de la régularisation.
Le bailleur doit adresser un décompte des charges détaillé au moins un mois avant la régularisation. Il dispose ensuite de six mois pour réclamer un éventuel complément. Le locataire peut, de son côté, contester les montants pendant trois ans.
Les gros travaux (ravalement, toiture, remplacement d’ascenseur), les honoraires de gestion, les assurances du propriétaire et les frais de syndic sont exclus de la liste. Ils doivent être assumés par le bailleur et ne peuvent pas être imputés au locataire.
Le locataire a le droit d’exiger un étalement sur 12 mois du paiement des arriérés en cas de retard de régularisation des charges après le terme de l’année civile suivant la date d’exigibilité, afin de ne pas supporter une charge trop lourde en une seule fois.
Le délai de prescription est de trois ans pour les charges locatives. Le bailleur dispose de ce délai pour réclamer des arriérés de charges, tandis que le locataire peut contester des charges indues sur la même période.
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Article rédigé par Stéfano Demari
