Dossier de location : quels documents demander au locataire ?

Il s’agit là d’une question que de nombreux propriétaires se posent au moment de mettre un bien en location : quels sont les documents qu’il est possible d’exiger d’un locataire, et de son éventuelle caution, dans un dossier de location ? Face aux risques d’impayés, bien des propriétaires souhaitent choisir le candidat idéal, et si cela est tout à fait compréhensible, il convient tout de même de respecter certaines règles, que nous vous présentons dans cet article, qui répond à vos principales questions en la matière.

Que dit la loi sur le dossier de location ?

Pendant de nombreuses années, il n’existait pas de texte de référence sur la question des pièces exigibles par le propriétaire avant de signer un bail de location. Mais certains abus ont poussé le législateur à se saisir de la question, tout d’abord en rendant public, par l’intermédiaire de la HALDE, une liste de pièces interdites, puis par le biais de l’article 6 de la loi du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et à un urbanisme rénové, plus connue sous le nom de loi ALUR.

Dossier de location : quels sont les textes de référence ?

La loi ALUR a opéré une modification de l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, qui précise aujourd’hui que « la liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l'établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation. »

Le décret en question est le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015, qui comporte deux annexes, l’une pour les candidats à la location et l’autre pour leurs cautions, dont le contenu a été légèrement modifié par le décret n° 2022-1014 du 19 juillet 2022.

Ce sont donc ces textes qui font aujourd’hui référence sur la question du contenu du dossier de location, et il convient bien entendu de les respecter scrupuleusement afin d’éviter toute sanction.

À noter : Cela ne vaut toutefois que pour les contrats de location soumis à la loi du 6 juillet 1989, soit le bail meublé de longue durée, le bail étudiant, ou le bail mobilité.

Modèles de bail pour location meublée

Dossier de location : quelles sanctions en cas d’abus ?

Les sanctions en cas de non-respect par le propriétaire des dispositions de l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 sont prévues par ce même article.

Le cas échéant, tout contrevenant pourra se voir puni d'une amende administrative, dont le montant ne peut être supérieur à 3 000 € pour une personne physique et à 15 000 € pour une personne morale, ce montant étant « proportionné à la gravité des faits constatés ».

L’amende ne peut d’ailleurs être prononcée plus d'un an à compter de la constatation des faits, et uniquement après que le propriétaire ait été informé de la possibilité de présenter ses propres observations sur la situation dans un certain délai.

Le conseil JD2M : Si vous deviez vous retrouver dans une telle situation, il sera important d’essayer le plus possible de montrer que vos demandes abusives ont été faites par erreur, et sans aucune intention de nuire ou d’opérer une quelconque discrimination à l’encontre d’un candidat locataire.

Quels documents demander dans un dossier de location ?

Les documents demandés doivent pouvoir permettre au propriétaire de choisir son locataire sur des bases objectif, et de vérifier certaines informations le concernant, ainsi que son éventuelle caution.

Le justificatif d’identité

Quels documents demander au candidat locataire ?

Afin d’attester de l’identité du candidat locataire, tout propriétaire est en droit de demander à ce que lui soit fourni la copie de l’un des quatre documents suivants :

• Carte nationale d’identité française ou étrangère ;
• Passeport français ou étranger ;
• Permis de conduire français ou étranger ;
• Ou un document justifiant du droit au séjour du candidat locataire comme une carte de séjour temporaire, une carte de résident, une carte de ressortissant d’un État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Quels documents demander à la caution ?

Pour les cautions personnes physiques, il est possible de demander la copie de l’un des documents suivants : carte nationale d’identité, passeport ou permis de conduire, français ou étranger.

Pour les cautions personnes morales, les deux documents suivants peuvent être fournis :

• L’extrait K bis original de moins de trois mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l’adresse de l’organisme ainsi que la preuve qu’une déclaration a été effectuée auprès d’une administration, une juridiction ou un organisme professionnel.
• Le justificatif d’identité du représentant de la personne morale figurant sur l’extrait K bis ou les statuts.

Le justificatif de domicile

Quels justificatifs pour le candidat locataire ?

Il est possible de demander au candidat locataire, une seule pièce justificative de domicile parmi les suivantes :

• Les trois dernières quittances du loyer de l’appartement qu’il occupe actuellement ou, à défaut, l’attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges.

À noter : Tout propriétaire a d’ailleurs l’obligation de transmettre de tels documents à son locataire s’ils lui sont demandés par ce dernier.

• L’attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l’Article L. 264-2 du code de l’action sociale et des familles.
• L’attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile.
• Le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

Quels justificatifs pour la caution ?

Pour la caution, une seule pièce parmi les suivantes peut être demandée : la dernière quittance de loyer, une facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois, une attestation d’assurance logement de moins de trois mois, ou encore le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Le justificatif des activités professionnelles

Le propriétaire est en droit de demander au candidat locataire, et à sa caution, de justifier de leurs activités professionnelles, en demandant la communication de la copie d’un ou plusieurs des documents de la liste ci-dessous :

• Le contrat travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d’entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d’essai ;
• L’extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale ;
• La fiche d'immatriculation au Registre national des entreprises de moins de trois mois pour une entreprise du secteur des métiers et de l'artisanat ;

À noter : Avant la modification opérée par le décret du 19 juillet 2022, il s’agissait de l’original de l’extrait D1 du registre des métiers datant de moins de 3 mois pour un artisan.

• La copie du certificat d’identification de l’INSEE, comportant les numéros d’identification, pour un travailleur indépendant ;
• La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
• Toute pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels.
• La carte d’étudiant ou le certificat de scolarité pour l’année en cours, uniquement pour le candidat locataire.

Le justificatif de ressources

Tout comme pour le justificatif des activités professionnelles, le bailleur est en droit de demander un ou plusieurs des documents suivants :

• Le dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n’a pas été imposé en France mais dans un autre État ou territoire, le dernier ou avant-dernier avis d’imposition à l’impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d’impôt sur le revenu dans cet État ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l’administration fiscale de cet État ou territoire ;

À noter : Pour la caution, il doit s’agir du dernier avis.

• Les trois derniers bulletins de salaires ;
• Les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées ;
• Le justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l’ouverture des droits, établis par l’organisme payeur ;
• Le titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
• Le justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Uniquement pour les candidats locataires, il est aussi possible de demander :

• L’avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
• Le justificatif de versement des indemnités de stage ;
• L’attestation de simulation établie par l’organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;

Dossier de location : comment lutter contre les fraudes ?

De nombreux propriétaires cherchent à se prémunir d’éventuelles fraudes réalisées à l’aide de faux documents, dont le nombre a tendance à augmenter avec les progrès de l’intelligence artificielle.

La possibilité de vérifier l’authenticité de l’avis d’imposition

En réaction à de nombreux faux avis d’imposition, la direction générale des finances publiques a mis à la disposition des usagers, sur son site internet, un outil permettant de vérifier l’authenticité de l’avis d’imposition fourni en saisissant simplement le numéro fiscal et la référence de l’avis d’imposition du candidat ou de sa caution.

Dossier de location : puis-je demander les documents originaux ?

Vous ne pouvez pas demander à un locataire de vous confier l’original de certains documents, notamment ceux relatifs à son identité. Les pièces demandées dans le dossier peuvent être des copies des documents originaux, au besoin traduits en français et les montants convertis en euros. Toutefois, vous avez le droit de demander au candidat de vous présenter les originaux, sans toutefois pouvoir les conserver.

Bien connaître ses droits et obligations en matière de constitution du dossier de location peut vous permettre de vous prémunir efficacement et de ne pas faire d’erreur qui pourrait affecter la relation que vous aurez avec votre futur locataire. À ce titre, et s’il est normal de vouloir se prémunir au mieux, n’oubliez pas, au besoin, de faire preuve de pédagogie envers votre locataire, pour qui cette étape peut parfois également s’avérer délicate.

Article rédigé par Baptiste BOCHART