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Mis à jour le 27/06/2025
La régularisation des charges locatives consiste à ajuster les sommes versées par le locataire en fonction des charges réelles supportées par le bailleur. Les charges récupérables et la procédure pour les réclamer sont strictement définies par la loi. En cas de désaccord, les parties disposent de plusieurs recours pour trouver une solution. Voici tout ce qu’il faut savoir.
La régularisation de charges locatives consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles engagées par le bailleur sur une période donnée (souvent une année).
Lorsque le locataire règle des provisions pour charges, leur montant est en effet estimé à l’avance. Or les charges réelles peuvent être supérieures ou inférieures à cette estimation.
La régularisation permet donc d’ajuster les comptes :
La provision sur charges est une avance versée périodiquement (généralement chaque mois) par le locataire. Ce système s’applique obligatoirement aux locations vides soumises à la loi de 1989, c’est-à-dire aux résidences principales non meublées.
Le montant des provisions repose sur une estimation des charges récupérables réelles, comme l’entretien des parties communes ou la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
Le forfait de charges correspond à un montant fixe payé chaque mois en complément du loyer. La grande différence est qu’il n’y a aucune régularisation possible à la fin de l’année. Ce mode de calcul est souvent utilisé en location meublée ou en colocation.
Il simplifie la gestion du bien, mais présente un inconvénient majeur : le bailleur ne peut pas réclamer un complément si les charges dépassent le montant prévu. Notez que le montant de ce forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.
Le bailleur est dans l'obligation de procéder à la régularisation des charges locatives au moins une fois par an. Cette révision intervient après la réception des comptes définitifs des charges, qu’il s’agisse d’une copropriété ou d’une monopropriété (si l’immeuble est en gestion unique).
Le bailleur doit en informer le locataire un mois à l’avance. Cette notification permet au locataire de prendre connaissance des montants à régulariser et de consulter les justificatifs des charges.
Conformément à l’article 7-1 de la loi de 1989, le bailleur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer les sommes dues (à compter de la fin de l’année concernée). Passé ce délai, il ne peut plus procéder à une révision de charges.
La régularisation sera considérée comme tardive si elle intervient au-delà d’un an après la fin de l’année concernée. Dans ce cas, le locataire peut demander à régler ce complément en 12 fois.
Pour calculer la régularisation des provisions pour charges, le bailleur doit appliquer la formule suivante :
Dépenses réelles – Provisions versées = Solde à régulariser
Si les provisions sont supérieures aux dépenses, le locataire a versé un trop-perçu. Il doit donc être remboursé. À l'inverse, si les provisions sont insuffisantes, le locataire devra effectuer un paiement complémentaire pour couvrir la différence.
Prenons l'exemple de Monsieur X. Son loyer mensuel est de 1 000 €. À la fin de l'année, les charges réelles s'élèvent à 1 200 €.
Le solde sera :
Lorsqu'un locataire entre ou sort du logement en cours d'année, la régularisation des charges doit être proratisée en fonction du nombre de mois passés dans le logement.
Imaginons que Monsieur X entre dans son logement en avril et le quitte en décembre. Les charges annuelles sont de 1 200 €, soit 100 € par mois.
Il a payé 900 € de provisions pendant 9 mois. Comme les charges réelles pour cette période sont aussi de 900 €, il n'y a aucune différence à régler.
En revanche, si Monsieur X avait payé 1 000 € de provisions, il aurait versé 100 € de trop. Cette somme devrait lui être remboursée.
Les charges récupérables sont définies par le décret 87-713 du 26 août 1987. Elles sont réparties en trois catégories principales :
| Catégorie | Détail des charges récupérables |
|---|---|
| Ascenseur / Monte-charge |
|
| Eau et chauffage collectifs |
|
| Installations individuelles | Entretien des équipements de chauffage, eau chaude, distribution d’eau dans les parties privatives |
| Parties communes intérieures |
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| Espaces verts et extérieurs |
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| Personnel d’immeuble / concierge |
|
| Taxes et redevances |
|
Le bailleur ne peut pas récupérer les charges suivantes :
En revanche, s’il est en LMNP au régime réel, il peut déduire certaines de ces charges de ses recettes locatives.
Le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte des charges au moins un mois avant la mise à jour annuelle des charges locatives.
Dans ce décompte, il faut :
Le locataire doit aussi avoir accès aux justificatifs (factures, contrats d’entretien, relevés) pendant une durée de 6 mois.
Le bailleur n'a pas l'obligation d'envoyer ce courrier de régularisation en recommandé. Un courrier simple ou un mail suffit. Sa seule obligation est de transmettre une synthèse claire de ses dépenses au locataire.
Oui, mais l’actualisation des provisions est recommandée uniquement si l'écart entre les sommes versées et les charges réelles dépasse 20 %.
Le bailleur doit aussi veiller à ne pas baser cet ajustement de charges locatives sur une année exceptionnelle (comme des travaux ou une consommation inhabituelle de chauffage).
Si le locataire a un doute sur certaines charges, il peut demander des justificatifs à son propriétaire (factures, contrats, etc.). Le propriétaire doit fournir ces documents dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours suivant la demande du locataire.
Si le locataire estime que les charges sont incorrectes, il peut adresser une réclamation écrite au bailleur dans les 2 mois suivant la réponse du propriétaire. Si aucune solution amiable n’est trouvée, le locataire peut alors saisir la Commission de Conciliation dans un délai de 2 mois après la réclamation.
En dernier recours, si le conflit persiste, le locataire peut porter l’affaire devant le tribunal judiciaire.
Le bailleur a l'obligation de prouver que ces charges sont bien liées à des dépenses réelles. Il doit pouvoir les justifier par des factures ou des contrats.
De plus, le propriétaire ne peut pas faire de bénéfice sur ces charges. Cela signifie que les charges doivent être refacturées au locataire exactement au montant qu'elles ont coûté au propriétaire, sans y ajouter de marge. Par exemple, si le propriétaire paye 100 euros pour des frais de nettoyage dans les parties communes, il ne peut pas demander 120 euros à son locataire.
Oui, mais uniquement lors du départ du locataire et sous certaines conditions :
En cas de retenue sur le dépôt de garantie, le propriétaire doit justifier les sommes retenues, notamment à l’aide de factures, de devis ou du décompte annuel des charges.
Afin d’éviter tout litige, il est conseillé d’inclure les clauses suivantes dans votre bail de location :
Si le locataire ne paie pas ses charges locatives, le propriétaire peut réclamer les sommes dues en suivant les étapes suivantes :
Si le locataire quitte le logement en laissant des charges impayées, le propriétaire peut engager une procédure judiciaire pour récupérer les sommes dues, notamment par une injonction de payer.
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La mise à jour des charges a lieu au moins une fois par an, généralement après la fin de la période de référence. Par exemple, pour des charges liées à l'année 2025, la régularisation devra être faite avant la fin de l'année 2026.
Le locataire doit uniquement payer les charges dites « récupérables ». Celles-ci sont définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987.
Le bailleur doit envoyer un décompte annuel des charges à son locataire. Il doit expliquer ses calculs, en précisant les provisions déjà versées et le solde à payer ou à rembourser.
Le bailleur peut demander un complément ou un ajustement des charges locatives jusqu'à 3 ans après la fin de l'année de régularisation.
Les charges peuvent varier en fonction de la surface du logement, du nombre d’occupants ou d’autres critères prévus dans le bail. Par ailleurs, certaines charges peuvent être individuelles, comme la consommation d'eau ou d’électricité. Elles sont donc calculées en fonction de la consommation propre de chaque locataire.
Oui. Cette régularisation doit avoir lieu dans l'année suivant la fin du bail, tant que la période concernée était bien sous la responsabilité du locataire.
Le locataire peut contester cette régularisation en envoyant une lettre recommandée au bailleur. Celui-ci doit lui remettre des justificatifs. En l'absence d'accord entre les parties, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation ou, si nécessaire, engager une procédure judiciaire.
Article rédigé par Stéfano Demari
