Régularisation de charges locataire : Guide complet (2026)

La régularisation des charges locatives consiste à ajuster les sommes versées par le locataire en fonction des charges réelles supportées par le bailleur. Les charges récupérables et la procédure pour les réclamer sont strictement définies par la loi. En cas de désaccord, les parties disposent de plusieurs recours pour trouver une solution. Voici tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce que la régularisation de charges locatives ?

Définition et rôle dans la gestion locative

La régularisation de charges locatives consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles engagées par le bailleur sur une période donnée (souvent une année).

Lorsque le locataire règle des provisions pour charges, leur montant est en effet estimé à l’avance. Or les charges réelles peuvent être supérieures ou inférieures à cette estimation.

La régularisation permet donc d’ajuster les comptes :

• si le locataire a versé une somme trop importante, le bailleur doit lui rembourser la différence ;
• si les provisions sont insuffisantes, le locataire doit compléter le montant dû.

Régularisation vs provision vs forfait

La provision sur charges est une avance versée périodiquement (généralement chaque mois) par le locataire. Ce système s’applique obligatoirement aux locations vides soumises à la loi de 1989, c’est-à-dire aux résidences principales non meublées.

Le montant des provisions repose sur une estimation des charges récupérables réelles, comme l’entretien des parties communes ou la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Le forfait de charges correspond à un montant fixe payé chaque mois en complément du loyer. La grande différence est qu’il n’y a aucune régularisation possible à la fin de l’année. Ce mode de calcul est souvent utilisé en location meublée ou en colocation.

Il simplifie la gestion du bien, mais présente un inconvénient majeur : le bailleur ne peut pas réclamer un complément si les charges dépassent le montant prévu. Notez que le montant de ce forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

Quand doit être faite la régularisation des charges ?

Le bailleur est dans l'obligation de procéder à la régularisation des charges locatives au moins une fois par an. Cette révision intervient après la réception des comptes définitifs des charges, qu’il s’agisse d’une copropriété ou d’une monopropriété (si l’immeuble est en gestion unique).

Le bailleur doit en informer le locataire un mois à l’avance. Cette notification permet au locataire de prendre connaissance des montants à régulariser et de consulter les justificatifs des charges.

Le délai de prescription

Conformément à l’article 7-1 de la loi de 1989, le bailleur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer les sommes dues (à compter de la fin de l’année concernée). Passé ce délai, il ne peut plus procéder à une révision de charges.

La régularisation sera considérée comme tardive si elle intervient au-delà d’un an après la fin de l’année concernée. Dans ce cas, le locataire peut demander à régler ce complément en 12 fois.

Comment se calcule une régularisation de charges ?

Formule de base

Pour calculer la régularisation des provisions pour charges, le bailleur doit appliquer la formule suivante :

Dépenses réelles – Provisions versées = Solde à régulariser

Si les provisions sont supérieures aux dépenses, le locataire a versé un trop-perçu. Il doit donc être remboursé. À l'inverse, si les provisions sont insuffisantes, le locataire devra effectuer un paiement complémentaire pour couvrir la différence.

Exemples pratiques de régularisation

Prenons l'exemple de Monsieur X. Son loyer mensuel est de 1 000 €. À la fin de l'année, les charges réelles s'élèvent à 1 200 €.

Le solde sera :

• nul si Monsieur X a également versé 1 200 € de provisions ;
• positif si les provisions versées dépassent les charges réelles (par exemple, s'il a versé 1 500 €, le bailleur doit lui reverser 300 €) ;
• négatif si les provisions sont inférieures aux charges réelles (s'il a versé 1 000 €, il devra régler 200 € supplémentaires).

Lorsqu'un locataire entre ou sort du logement en cours d'année, la régularisation des charges doit être proratisée en fonction du nombre de mois passés dans le logement.

Imaginons que Monsieur X entre dans son logement en avril et le quitte en décembre. Les charges annuelles sont de 1 200 €, soit 100 € par mois.

Il a payé 900 € de provisions pendant 9 mois. Comme les charges réelles pour cette période sont aussi de 900 €, il n'y a aucune différence à régler.

En revanche, si Monsieur X avait payé 1 000 € de provisions, il aurait versé 100 € de trop. Cette somme devrait lui être remboursée.

Quelles charges peuvent être récupérées par le bailleur ?

La liste des charges récupérables (décret 87-713)

Les charges récupérables sont définies par le décret 87-713 du 26 août 1987. Elles sont réparties en trois catégories principales :

• les frais liés aux services assurant le fonctionnement du logement et de l’immeuble ;
• les coûts d’entretien courant et les menues réparations dans les parties communes ;
• les taxes que le locataire doit rembourser.

Les charges non récupérables

Le bailleur ne peut pas récupérer les charges suivantes :

• les gros travaux de rénovation (toiture, ravalement, ascenseur neuf…) ;
• les assurances (assurance PNO, assurance de l’immeuble souscrite par le syndic, etc.) ;
• les frais de syndic ;
• les dépenses liées à des améliorations non contractuelles.

En revanche, s’il est en LMNP au régime réel, il peut déduire certaines de ces charges de ses recettes locatives.

Comment transmettre et justifier une régularisation ?

Documents à fournir obligatoirement

Le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte des charges au moins un mois avant la mise à jour annuelle des charges locatives.

Dans ce décompte, il faut :

• renseigner chaque poste de dépense ;
• distinguer les dépenses à charge du locataire et celles à la charge du propriétaire ;
• préciser le mode de répartition entre les locataires (uniquement pour un immeuble collectif) ;
• indiquer les montants des provisions déjà versées par le locataire ;
• mentionner le solde à régulariser (positif ou négatif) en fonction des charges réelles.

Le locataire doit aussi avoir accès aux justificatifs (factures, contrats d’entretien, relevés) pendant une durée de 6 mois.

Lettre de régularisation et mode d’envoi

Le bailleur n'a pas l'obligation d'envoyer ce courrier de régularisation en recommandé. Un courrier simple ou un mail suffit. Sa seule obligation est de transmettre une synthèse claire de ses dépenses au locataire.

Peut-on ajuster les provisions pour charges après régularisation ?

Oui, mais l’actualisation des provisions est recommandée uniquement si l'écart entre les sommes versées et les charges réelles dépasse 20 %.

Le bailleur doit aussi veiller à ne pas baser cet ajustement de charges locatives sur une année exceptionnelle (comme des travaux ou une consommation inhabituelle de chauffage).

Que faire en cas de litige sur les charges locatives ?

Les droits du locataire en cas de contestation

Si le locataire a un doute sur certaines charges, il peut demander des justificatifs à son propriétaire (factures, contrats, etc.). Le propriétaire doit fournir ces documents dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours suivant la demande du locataire.

Si le locataire estime que les charges sont incorrectes, il peut adresser une réclamation écrite au bailleur dans les 2 mois suivant la réponse du propriétaire. Si aucune solution amiable n’est trouvée, le locataire peut alors saisir la Commission de Conciliation dans un délai de 2 mois après la réclamation.

En dernier recours, si le conflit persiste, le locataire peut porter l’affaire devant le tribunal judiciaire.

Les obligations du bailleur en cas de contestation

Le bailleur a l'obligation de prouver que ces charges sont bien liées à des dépenses réelles. Il doit pouvoir les justifier par des factures ou des contrats.

De plus, le propriétaire ne peut pas faire de bénéfice sur ces charges. Cela signifie que les charges doivent être refacturées au locataire exactement au montant qu'elles ont coûté au propriétaire, sans y ajouter de marge. Par exemple, si le propriétaire paye 100 euros pour des frais de nettoyage dans les parties communes, il ne peut pas demander 120 euros à son locataire.

Régularisation et départ du locataire : quelles règles ?

Peut-on retenir une somme sur le dépôt de garantie ?

Oui, mais uniquement lors du départ du locataire et sous certaines conditions :

• il reste des charges locatives à payer ;
• le propriétaire constate des dégradations dans le logement.

En cas de retenue sur le dépôt de garantie, le propriétaire doit justifier les sommes retenues, notamment à l’aide de factures, de devis ou du décompte annuel des charges.

Les clauses utiles dans le bail

Afin d’éviter tout litige, il est conseillé d’inclure les clauses suivantes dans votre bail de location :

• une clause concernant les charges récupérables : elle définit clairement les types de charges que le locataire devra payer ;
• une clause de régularisation des charges en fin de bail : elle précise les modalités de mise à jour des charges à la fin du contrat de location ;
• une clause sur la restitution du dépôt de garantie : elle détaille les conditions de restitution du dépôt, y compris les déductions possibles pour des réparations ou charges impayées, ainsi que le délai de remboursement.

Impayés de charges locatives : Comment réagir ?

Voies de recouvrement

Si le locataire ne paie pas ses charges locatives, le propriétaire peut réclamer les sommes dues en suivant les étapes suivantes :

1. Il doit commencer par faire une relance amiable, avec un courrier simple ou par mail ;
2. En cas d’absence de réponse, il peut ensuite lui envoyer une mise en demeure par lettre recommandée. Il faut y préciser les montants dus et fixer un délai de paiement (souvent entre 8 et 15 jours).
3. Si cette demande n’aboutit pas, il peut activer la clause résolutoire du bail (si celle-ci figure dans le contrat). Elle lui permet de demander la résiliation du bail en cas de non-régularisation ;
4. Enfin, il peut faire appel à la caution du locataire (personne physique ou organisme) ou déclencher son assurance loyers impayés.

Le cas du locataire parti sans payer

Si le locataire quitte le logement en laissant des charges impayées, le propriétaire peut engager une procédure judiciaire pour récupérer les sommes dues, notamment par une injonction de payer.

Nos conseils pratiques pour bailleurs et locataires

Pour les bailleurs

• Archivez toutes les factures de charges (factures, contrats d’entretien, relevés de consommation) pendant au moins trois ans ;
• Respectez les délais légaux et effectuez la révision des charges dans l’année suivant leur exigibilité ;
• Anticiper les explications : fournissez un décompte clair et détaillé, accompagné des justificatifs appropriés.

Pour les locataires

• Demandez systématiquement les justificatifs et faites un contrôle des charges avant de régler les sommes réclamées.
• Comparez vos charges avec celles des années précédentes : une hausse inhabituelle doit vous alerter ;
• En cas de doute, vous pouvez consulter le décret n°87-713 du 26 août 1987 ou saisir la Commission de conciliation.

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FAQ

Quand a lieu la régularisation des charges ?

La mise à jour des charges a lieu au moins une fois par an, généralement après la fin de la période de référence. Par exemple, pour des charges liées à l'année 2025, la régularisation devra être faite avant la fin de l'année 2026.

Quelles sont les charges à refacturer au locataire ?

Le locataire doit uniquement payer les charges dites « récupérables ». Celles-ci sont définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Comment faire une régularisation de charges locatives ?

Le bailleur doit envoyer un décompte annuel des charges à son locataire. Il doit expliquer ses calculs, en précisant les provisions déjà versées et le solde à payer ou à rembourser.

Quel est le délai de prescription pour la régularisation des charges locatives ?

Le bailleur peut demander un complément ou un ajustement des charges locatives jusqu'à 3 ans après la fin de l'année de régularisation.

Pourquoi le montant des charges varie-t-il d’un locataire à l’autre ?

Les charges peuvent varier en fonction de la surface du logement, du nombre d’occupants ou d’autres critères prévus dans le bail. Par ailleurs, certaines charges peuvent être individuelles, comme la consommation d'eau ou d’électricité. Elles sont donc calculées en fonction de la consommation propre de chaque locataire.

Doit-on régulariser les charges même si le bail est terminé ?

Oui. Cette régularisation doit avoir lieu dans l'année suivant la fin du bail, tant que la période concernée était bien sous la responsabilité du locataire.

Un locataire peut-il refuser de payer une régularisation ?

Le locataire peut contester cette régularisation en envoyant une lettre recommandée au bailleur. Celui-ci doit lui remettre des justificatifs. En l'absence d'accord entre les parties, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation ou, si nécessaire, engager une procédure judiciaire.

Article rédigé par Stéfano Demari