Comment calculer les charges locatives à votre propriétaire ?

Mis à jour le 12/06/2025

Les charges locatives (ou charges récupérables) désignent les dépenses engagées par le bailleur mais dont le coût peut être refacturé au locataire.

Selon le type de bail, le propriétaire peut les récupérer sous forme de provisions ou de forfait fixe. Il lui revient d’en calculer le montant, en s’appuyant notamment sur ses factures et le décompte de charges du syndic.

Quelles sont les charges récupérables et comment les calculer ? Suivez notre guide complet.

Comprendre les charges locatives

Que désignent les charges locatives ?

Les charges locatives (ou charges récupérables) correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire pour le compte du locataire.

Il faut bien distinguer :

• les charges récupérables : le propriétaire peut en demander le remboursement au locataire (entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, électricité des parties communes, etc.) ;
• les charges non récupérables : elles restent à la charge exclusive du bailleur. Il s’agit, par exemple, des honoraires du syndic, des travaux de grosses réparations ou encore des primes d’assurance de l’immeuble.

On parle de remboursement car c’est le propriétaire qui règle ces charges dans un premier temps. Le locataire les rembourse ensuite, par le biais de provisions mensuelles ou d’un forfait.

Que dit la loi sur les charges locatives ?

Le fonctionnement des charges locatives est encadré par :

• le décret n°87-713 du 26 août 1987 : il établit la liste exhaustive des charges récupérables ;
• la loi du 6 juillet 1989 : elle précise les modalités de gestion des charges (régularisation annuelle, nature et consultation des justificatifs, délais de mise à disposition).

Dans le parc privé, il y a deux modes possibles pour la gestion des charges :

• au forfait : le montant est fixe, non régularisable et ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles ;
• par provisions : le locataire paie chaque mois un acompte, régularisé au moins une fois par an en fonction des dépenses effectives.

Dans le parc social (HLM), la liste des charges récupérables peut être complétée ou adaptée par des accords collectifs.

La liste des charges locatives récupérables sur le locataire

Les grandes catégories de charges récupérables

La loi et le décret 26 août 1987 définissent précisément les charges dites « récupérables », c’est-à-dire celles pour lesquelles le propriétaire peut demander un remboursement au locataire :

• Entretien des parties communes : nettoyage, fourniture de produits d’entretien, électricité des parties communes, entretien des espaces verts, remplacement des ampoules ou tapis usés ;
• Eau froide, eau chaude, chauffage collectif : consommation du locataire et entretien courant des installations (purge des radiateurs, vérification de la chaudière collective) ;
• Ascenseur, monte-charge : dépenses liées à l’électricité, à l’entretien, à la maintenance (attention, seuls les étages desservis par l’équipement sont concernés) ;
• Salaires et prestations de gardiennage : la part récupérable correspond aux tâches liées à l’entretien de l’immeuble (nettoyage, sortie des poubelles). Si le gardien assure d’autres missions (surveillance, administratif), seule une fraction de son salaire est récupérable ;
• Installations individuelles : petites réparations sur les équipements fournis (robinets, chasse d’eau, interrupteurs, joints), dans la mesure où elles relèvent de l’usage courant ;
• Taxes et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), redevance d’assainissement. Ces sommes sont payées par le propriétaire aux collectivités, puis récupérées auprès du locataire.

Charges non récupérables : ce que le propriétaire doit payer

Les dépenses suivantes sont à la charge exclusive du bailleur. Elles ne peuvent pas être réclamées au locataire :

• travaux lourds ou d’amélioration : ravalement de façade, remplacement de toiture, changement de chaudière, isolation thermique, etc. ;
• honoraires du syndic et assurance de l’immeuble ;
• sécurité et grosses réparations : installation d’un système de vidéoprotection, remise aux normes de l’électricité, changement d’une colonne montante, d’un tableau électrique, etc.

Comment calculer les charges locatives ?

Étape 1 : se baser sur la régularisation annuelle du syndic

Pour calculer les charges locatives (ou charges récupérables), le bailleur doit se référer à la régularisation annuelle des charges par le syndic de copropriété.

Ce document détaille les dépenses réellement engagées sur l’année et la manière dont elles sont réparties entre les différents copropriétaires.

Il faut regarder la colonne « quote-part locative ». Celle-ci indique la part des charges qui revient à chaque lot ou logement.

Il arrive parfois que cette colonne soit absente ou incomplète. Dans ce cas, le bailleur doit estimer lui-même la part récupérable. Pour la calculer, il est courant de retenir un pourcentage situé entre 75 % et 80 % du total annuel des charges.

Par exemple, si le total s’élève à 1 200 €, le bailleur peut retenir entre 900 € (75 %) et 960 € (80 %) comme charges locatives. Les 20 à 25 % restants représentent les charges non récupérables.

Étape 2 : ajouter les charges extérieures à la copropriété

Certaines charges récupérables ne figurent pas dans les charges de copropriété. Il faut donc les ajouter au montant total des charges locatives.

Cela concerne la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ainsi que les autres dépenses non incluses dans les charges de copropriété :

• Les consommations individuelles d’eau froide et/ou chaude ;
• L'entretien et la réparation des équipements privatifs (chaudière, compteur, ballon d’eau chaude) ;
• L'entretien des espaces verts privatifs.

En revanche, pour des charges comme l’éclairage extérieur privatif ou les systèmes de sécurité propres au logement, ce n’est pas automatique.

Elles ne sont récupérables que si elles concernent l’usage courant du logement (par exemple, l’éclairage de l’allée menant à l’entrée). La possibilité de récupérer ces charges doit donc être appréciée au cas par cas.

Étape 3 : calculer la provision mensuelle

Pour obtenir la provision mensuelle à demander au locataire, il faut appliquer la formule suivante :

Provision mensuelle = (Total annuel récupérable + TEOM + autres charges récupérables) ÷ 12

Charges au réel ou forfait : quelle méthode choisir ?

La provision sur charges (charges au réel)

Cette méthode consiste à demander au locataire une provision mensuelle basée sur une estimation des charges récupérables.

Le bailleur a l’obligation de régulariser ces charges au moins une fois par an. Pour cela, il compare les provisions versées avec les dépenses réellement payées (factures, charges de copropriété, taxes, etc.).

Si le locataire a versé moins que ce que coûtent réellement les charges, il doit régler la différence. À l’inverse, s’il en a trop payé, le bailleur doit lui rembourser le trop-perçu.

Avec ce système de régularisation, le locataire paie exactement sa part des charges, ni plus ni moins. Cela nécessite donc une évaluation aussi précise que possible de la part du bailleur. En effet, si son estimation est trop basse, il risque un déficit temporaire. Si son estimation est trop haute, il devra rembourser le trop-perçu au locataire, ce qui peut affecter sa trésorerie.

Le forfait de charges

Le forfait de charges correspond à un montant fixe de charges que le locataire paie chaque mois. Ce montant est défini dans le bail. Il n’y a pas de régularisation annuelle.

Le bailleur n’a donc pas besoin de justifier le montant des charges, mais celles-ci doivent rester raisonnables et cohérentes avec les dépenses réelles. Le locataire, quant à lui, bénéficie d’une meilleure visibilité sur le montant à payer.

En revanche, ce système présente aussi des limites :

• Le locataire peut se retrouver à payer plus que les charges réelles ;
• Le bailleur court le risque de ne pas couvrir l’ensemble de ses dépenses.

Quel mode choisir selon le type de bail ?

Le mode de gestion des charges locatives varie selon le type de bail :

• Location nue (non meublée) : la méthode des provisions sur charges est obligatoire ;
• Location meublée : le bailleur peut choisir entre la provision sur charges avec régularisation ou un forfait de charges fixé dans le bail ;
• Colocation et bail mobilité : la réglementation impose le forfait de charges.

La régularisation annuelle des charges locatives

Comment ça fonctionne ?

Pour régulariser les charges, le bailleur doit comparer les provisions versées par le locataire aux dépenses réellement engagées :

• En cas de trop-perçu, le propriétaire doit rembourser la différence.
• Si les provisions sont insuffisantes, le locataire doit verser un complément.

Quels documents le propriétaire doit-il fournir ?

Le propriétaire doit transmettre au locataire un décompte détaillé des charges au moins un mois avant la régularisation annuelle.

Ce document doit comporter :

• le détail de chaque poste de dépense ;
• la distinction entre les dépenses à la charge du locataire et celles à la charge du propriétaire ;
• le mode de répartition des charges entre locataires, s’il s’agit d’un immeuble en copropriété ;
• la somme des provisions déjà versées par le locataire ;
• le solde à régulariser, positif ou négatif, selon les charges réelles.

Par ailleurs, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire tous les justificatifs (factures, contrats d’entretien, relevés) pendant 6 mois à compter de la réception du décompte.

Les délais et recours en cas de litige

La régularisation des charges est strictement encadrée.

Voici les délais à retenir :

• le bailleur doit informer le locataire un mois avant la régularisation des charges ;
• la révision des charges doit intervenir dans un délai d’un an après la fin de l’année concernée. Au-delà, la régularisation est considérée comme tardive et le locataire peut demander à étaler le paiement du complément en 12 mensualités ;
• le bailleur dispose de 3 ans pour réclamer un complément de charges, à compter de la fin de l’année concernée ;
• en cas de trop-perçu, le bailleur doit procéder au remboursement dans un délai raisonnable après la régularisation. Le locataire dispose d’un délai de trois ans pour contester le montant ou demander le remboursement, conformément au délai de prescription prévu par la loi.

Le locataire peut demander des justificatifs au bailleur. Celui-ci doit les fournir dans un délai raisonnable (généralement 30 jours).

En cas de désaccord sur les sommes dues, le locataire peut adresser une réclamation écrite au bailleur dans les 2 mois.

Si le conflit persiste, il peut alors saisir la Commission de Conciliation dans les 2 mois suivant cette réclamation. En dernier recours, le locataire a la possibilité de porter ce litige devant le tribunal judiciaire.

Nos exemples de calculs des charges locatives

Exemple 1 : charges au réel en copropriété

Prenons un appartement situé dans une copropriété. Les charges annuelles totales de la copropriété s’élèvent à 12 000 €, dont 1 200 € de taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

L’appartement représente 50 tantièmes sur un total de 1 000 tantièmes.

Pour calculer la quote-part locative :

• On calcule d’abord la part des charges communes : 12 000 € – 1 200 € = 10 800 €
• Puis on applique les tantièmes : (50 / 1 000) × 10 800 € = 540 €
• On ajoute ensuite la TEOM au montant de la charge locative, car elle est récupérable en totalité : 540 € + 1 200 € = 1 740 €.

Le locataire devra donc payer 1 740 € sur l’année au titre des charges récupérables.

Exemple 2 : charges au forfait en meublé

Pour bien estimer le montant du forfait de charges, le bailleur doit :

• rassembler toutes les factures des charges récupérables sur les 2 dernières années (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, électricité, entretien des parties communes, petits travaux, etc.) ;
• se référer à la liste officielle des charges récupérables pour s’assurer de ne rien oublier et éviter d’inclure des frais non récupérables sur le locataire ;
• additionner le total des charges récupérables pour chaque année et calculer la moyenne des deux années pour lisser les variations exceptionnelles ;
• ajouter une marge de 5 à 10 % à cette moyenne pour anticiper d’éventuelles augmentations ou imprévus ;
• diviser ce total annuel ajusté par 12 afin d’obtenir un montant mensuel fixe à inscrire dans le bail.

Prenons l’exemple d’un bailleur qui constate des charges de 900 € en N-1 et 1 000 € en N-2. La moyenne des charges sur ces deux ans est donc de 950 €.

En ajoutant une marge de sécurité de 7 %, le total annuel est porté à 1 016,50 €. Divisé par 12 mois, le forfait mensuel s’élève à environ 85 € par mois.

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Nos conseils pratiques pour bien estimer les charges locatives

Pour estimer correctement ses charges locatives, il est recommandé de :

• se baser sur des factures et dépenses réelles des années précédentes et non d’estimations ;
• anticiper les hausses possibles, notamment liées à l’inflation ou aux prix de l’énergie ;
• se faire accompagner par un syndic, une agence ou un expert pour avoir de données précises ;
• réévaluer le forfait de charges à chaque renouvellement de bail, ou au moins tous les 2 à 3 ans.

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Foire aux questions

Comment estimer le montant des charges locatives ?

Le bailleur doit se baser sur ses charges réelles des deux dernières années, en consultant notamment ses factures (entretien, énergie, services) et le décompte détaillé transmis par le syndic de copropriété (si concerné). Il est conseillé d’ajouter une marge pour anticiper les hausses de tarifs.

Quelles sont les charges locatives à la charge du locataire ?

Il s’agit principalement des dépenses liées à l’entretien courant, les services collectifs (éclairage, nettoyage des parties communes), la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et parfois certaines réparations locatives.

Comment est calculée la régularisation des charges locatives ?

Chaque année, le bailleur compare les provisions versées par le locataire aux charges réellement engagées. Cette régularisation doit être justifiée par des factures ou des contrats.

Comment obtenir le détail des charges locatives ?

Le bailleur doit fournir au locataire un décompte annuel détaillé au moins un mois avant la régularisation. Le locataire peut demander à consulter les justificatifs (factures, contrats) pendant 6 mois suivant ce décompte.

Que faire en cas de désaccord sur le montant des charges ?

Le locataire peut formuler une réclamation écrite auprès du bailleur. En cas de refus ou de désaccord persistant, il peut saisir la Commission de Conciliation ou, en dernier recours, le tribunal compétent.

Un propriétaire peut-il augmenter les charges en cours d’année ?

Le propriétaire peut augmenter les provisions pour charges uniquement lors de la régularisation annuelle. S’il applique un forfait, le montant reste fixe jusqu’au renouvellement du bail ou la signature d’un nouveau contrat.

Comment savoir si les charges sont justifiées ?

Le bailleur doit pouvoir présenter des factures ou contrats correspondant aux charges facturées. Il ne peut pas appliquer une marge bénéficiaire sur ces charges.

Les charges locatives peuvent-elles faire l’objet d’un contrôle ?

Les services fiscaux ou les tribunaux (en cas de litige) peuvent ordonner un contrôle officiel des charges locatives. Le syndic peut être sollicité par les parties pour fournir des documents.

Article rédigé par Stéfano Demari