Mis à jour le 12/06/2025

Propriétaire bailleur, vous recevez régulièrement des questions de vos locataires sur leurs échéances de loyer ? Vous cherchez à fluidifier vos relations locatives et éviter les impayés ? L'avis d'échéance de loyer pourrait bien être la solution que vous attendez.

Ce document simple permet pourtant de prévenir bien des malentendus et de professionnaliser votre gestion locative. Découvrez tous nos conseils pratiques pour optimiser cette démarche et éviter les écueils les plus courants.

Qu’est-ce qu’un avis d’échéance de loyer ?

L’avis d’échéance de loyer, également appelé appel de loyer, est un document généralement émis par le bailleur ou son représentant (agence immobilière) pour informer le locataire du montant du loyer et des charges dus pour une période donnée, ainsi que de la date à laquelle ce paiement est attendu. Bien qu'il ne soit pas obligatoire légalement, il est couramment utilisé pour faciliter la gestion locative et rappeler au locataire ses obligations de paiement.

Ce document est principalement informatif et n'a pas de valeur juridique en tant que preuve de paiement. Il ne remplace pas la quittance de loyer, qui est délivrée par le bailleur une fois le loyer effectivement réglé par le locataire.

️Le conseil pratique : Avant de s’engager dans un contrat de location avec un locataire, il est essentiel de vérifier sa solvabilité et de constituer un dossier de location.

Face aux nombreux dossiers frauduleux, la Direction générale des finances publiques met à disposition un outil simple et rapide permettant de vérifier l’authenticité de l’avis d’imposition transmis par un aspirant locataire.

Cet outil est particulièrement utile pour détecter les faux documents.

Pourquoi envoyer un avis d’échéance à son locataire ?

Rappel du montant dû et des délais

L’échéancier de loyer permet au bailleur de rappeler au locataire le montant exact du loyer et des charges à régler pour une période donnée, généralement mensuelle. Il précise également la date limite de paiement, conformément aux termes du bail.

Ce document est particulièrement utile lors de la révision du loyer, qui peut être effectuée si une clause du bail le prévoit, en se basant sur l'indice de référence des loyers (IRL) publié par l'INSEE.

Un outil de communication entre bailleur et locataire

Au-delà de son rôle informatif, l'avis d’échéance constitue un moyen de communication transparent entre le bailleur et le locataire.

Il permet de prévenir les malentendus et les litiges en rappelant les obligations de paiement. En cas de dépenses exceptionnelles ou de délais de paiement accordés, l'avis d’échéance peut être adapté pour refléter ces particularités, assurant ainsi une gestion locative claire et personnalisée.

Une réduction des retards de paiement

L'envoi régulier de notification de loyer contribue à instaurer une rigueur dans la gestion locative. Il sert de rappel au locataire, réduisant ainsi les risques d'oubli et les retards de paiement.

Cette pratique favorise une relation locative sereine et professionnelle, bénéfique pour les deux parties.

Quelle est la différence entre un avis d’échéance et une quittance de loyer ?

Critère	Avis d’échéance	Quittance de loyer
Moment d’émission	Avant le paiement	Après le paiement
Fonction principale	Informer le locataire du montant et de la date d’échéance	Attester que le loyer a bien été payé
Caractère juridique	Non obligatoire, valeur uniquement informative	Obligatoire (sur demande du locataire), valeur légale reconnue
Utilité administrative	Parfois refusé comme justificatif de domicile	Accepté comme justificatif de domicile officiel
Contenu typique	Montant du loyer + charges, date limite de paiement	Montant effectivement payé, période couverte, date de paiement
Rôle dans la gestion locative	Sert de rappel de paiement, outil de communication	Sert de preuve de paiement, document officiel en cas de litige

La quittance de loyer doit être remise gratuitement sur simple demande du locataire. En revanche, l'avis d’échéance, contrairement à l’émission d’un préavis, n’a aucun caractère obligatoire.

Comment rédiger un appel de loyer ?

Les mentions essentielles à inclure

Un bon avis d’échéance de loyer doit contenir les informations suivantes :

L’identité du locataire et du propriétaire : noms, prénoms et éventuellement coordonnées.
L’adresse complète du logement loué : cela permet d’identifier le bien concerné.
Le montant total à régler : en distinguant le loyer hors charges et les charges locatives (ou provisions). Indiquez le montant à régler à la fois en chiffres et en toutes lettres. Cela permet d’éviter les erreurs ou les malentendus. En cas de différence entre les deux, c’est généralement la version écrite en toutes lettres qui fait foi, car elle est moins sujette aux fautes de frappe.
La période concernée : par exemple, « échéance du mois de juillet 2025 ».
La date limite de paiement : généralement fixée au 1er ou 5 du mois, selon le contrat de bail.

Certaines versions peuvent inclure un RIB pour le virement ou une case à cocher si le paiement est fait en espèces ou par chèque.

Les cas particuliers

Il est également important d’adapter l’appel de loyer en cas de situation spécifique :

Travaux : mentionner s’il y a eu des frais exceptionnels à la charge du locataire.
Révision de loyer : si elle a lieu et si une clause du bail le prévoit (ex : application de l’IRL), indiquer le nouveau montant et sa base de calcul.
Délai de paiement accordé : noter clairement toute mesure de souplesse. Enfin, pensez à bien distinguer loyer, charges et provisions, pour plus de transparence.

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Comment transmettre un avis d’échéance de loyer ?

Les différents moyens de transmission

Plusieurs options sont possibles pour transmettre une demande de règlement locatif :

Par courrier papier
Par lettre recommandée avec accusé de réception : utile en cas de litige ou pour garder une preuve formelle d’envoi.
Remise en main propre : pratique si le bailleur et le locataire se rencontrent régulièrement ; pensez à faire signer un accusé de réception.
Par email : possible uniquement avec l’accord préalable du locataire. Ce mode de transmission, rapide et économique, est de plus en plus utilisé, notamment dans les gestions locatives dématérialisées.

Les bonnes pratiques à adopter

Pour que l’avis d’échéance remplisse pleinement son rôle, il est recommandé de :

L’envoyer quelques jours avant la date limite de paiement, afin de laisser au locataire le temps d’organiser son règlement. Si le paiement est prévu par prélèvement automatique, cela permet au locataire de s’assurer que les fonds sont bien disponibles sur son compte. En cas de paiement manuel, cela lui laisse le temps d’effectuer un virement ou de préparer un chèque. En cas de retard de paiement, l’avis d’échéance peut être utilisé comme premier rappel amiable avant d’éventuelles relances formelles.
D’utiliser un format lisible, daté, clair, mentionnant sans ambiguïté les montants et les échéances.

Bon à savoir : Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, aucun frais lié à l’émission de l’appel de loyer ou de la quittance de loyer ne peut être facturé au locataire. Ces documents doivent être remis gratuitement.

Que faire si l'appel de loyer n'aboutit pas ?

Malgré l'envoi d'un avis d'échéance, votre locataire n'a toujours pas réglé son loyer ? Il est temps de passer à l'étape suivante de la procédure de recouvrement.

Après un délai de grâce de quelques jours suivant l'échéance, vous devez adresser une relance amiable, puis une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

Ce document officiel constitue un préalable obligatoire avant toute action en justice.

La mise en demeure doit mentionner précisément les sommes dues, rappeler les obligations contractuelles du locataire et fixer un nouveau délai de paiement.

Si cette dernière tentative amiable reste sans effet, vous pourrez alors saisir le tribunal pour obtenir le recouvrement des créances ou engager une procédure d'expulsion.

L'avis d'échéance de loyer s'impose aujourd'hui comme un outil incontournable pour tout propriétaire bailleur soucieux d'optimiser sa gestion locative.

Bien que non obligatoire, ce document simple mais efficace vous permet de créer un cadre transparent avec vos locataires, de réduire considérablement les risques d'impayés et de professionnaliser vos relations contractuelles.

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FAQ

Quelle est la différence entre une quittance de loyer et un avis d’échéance ?

L’avis d’échéance est un document envoyé avant le paiement, qui rappelle le montant à régler. La quittance est transmise après le paiement, en tant que preuve officielle du règlement effectué.

C’est quoi un avis d’échéance ?

C’est un document informatif envoyé par le bailleur au locataire pour rappeler le loyer dû, les charges, la période concernée et la date limite de paiement.

L’avis d’échéance est-il obligatoire ?

Non, il n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé pour prévenir les oublis et fluidifier la gestion locative.

Quand envoyer l’avis d’échéance loyer ?

Il est conseillé de l’envoyer quelques jours avant le début du mois concerné, généralement entre le 25 et le 30 du mois précédent.

Est-ce que l’avis d’échéance est une facture ?

Non, ce n’est pas une facture au sens juridique, mais un document informatif sans valeur légale obligatoire.

L’avis d’échéance peut-il servir de justificatif de domicile ?

Pas toujours. Certaines administrations peuvent l’accepter, mais la quittance de loyer est le document officiellement reconnu.

Faut-il conserver les avis d’échéance ?

Oui, il est recommandé de les garder au moins trois ans, comme tout document lié à la location, en cas de litige ou de vérification.

Un bailleur peut-il facturer l’envoi d’un avis d’échéance ?

Non, aucun frais ne peut être réclamé au locataire pour l’envoi de l’avis d’échéance ou de la quittance (loi du 6 juillet 1989).

Miniature Stéfano Demari Article rédigé par Stéfano Demari

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