L'essentiel :
Si l'état des lieux de sortie constitue l'une des étapes les plus importantes d'une location meublée, force est de constater qu'elle n'est bien souvent pas celle qui suscite le plus d'attention de la part des bailleurs, qui ont parfois tendance à la réaliser un peu rapidement, et sans méthode
Si l'état des lieux de sortie constitue l'une des étapes les plus importantes d'une location meublée, force est de constater qu'elle n'est bien souvent pas celle qui suscite le plus d'attention de la part des bailleurs, qui ont parfois tendance à la réaliser un peu rapidement, et sans méthode précise. Pourtant, en permettant de constater l'état réel du logement au départ du locataire, et de le comparer à celui observé lors de son entrée dans les lieux, l'état des lieux de sortie représente une protection juridique essentielle, et conditionne directement la restitution du dépôt de garantie, ainsi que la manière dont d'éventuels litiges avec le locataire pourront être résolus par la suite.
Dans ce guide complet, découvrez les règles applicables, la méthode à suivre, les erreurs à éviter et les bonnes pratiques permettant de sécuriser juridiquement votre état des lieux de sortie.
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Depuis l'entrée en vigueur de la loi ALUR du 24 mars 2014, les locations meublées constituant la résidence principale du locataire sont soumises à des règles proches de celles applicables aux locations vides prévues par la loi du 6 juillet 1989. En conséquence, et conformément à l'article 3-2 de cette loi, rendu applicable aux locations meublées, un état des lieux doit être établi lors de l'entrée dans le logement du locataire et lors de sa sortie.
Cette obligation posée par la loi s'explique facilement au regard de l'importance de ce document, qui possède une véritable valeur probante, et permet d'établir précisément l'état du logement au moment où le locataire restitue les clés. Il devient donc particulièrement important en cas de litige, ou lorsqu'une retenue sur le dépôt de garantie est envisagée.
Pour éviter toute irrégularité, il est d'ailleurs obligatoire, pour un bail de location en résidence principale (longue durée classique ou étudiant), ou pour un bail mobilité, que l'état des lieux soit établi conformément aux exigences posées par le décret du 30 mars 2016.
Bon à savoir : l'état des lieux protège autant le bailleur que le locataire puisqu'il permet d'éviter les contestations infondées de part et d'autre.
L'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie fonctionnent comme deux photographies prises à deux moments différents de la location : la première lors de l'arrivée du locataire, la seconde au moment de son départ.
L'objectif consiste à comparer ces deux documents afin d'identifier les éventuelles dégradations apparues pendant l'occupation des lieux, et ainsi de constituer la base juridique permettant au bailleur de justifier une retenue sur le dépôt de garantie.
L'établissement d'un état des lieux impose de procéder pièce par pièce, avec, pour chacune d'entre elles, une entrée correspondant à chaque élément présent. Par exemple, l'entrée « sol » de l'état des lieux ne sera pas unique pour l'intégralité du logement, mais existera pour chacune des pièces qui le composent. Il en sera de même pour les murs, plafonds, portes, fenêtres, plinthes, équipements et éléments de mobilier.
Plus les descriptions annotées dans l'état des lieux seront précises, et plus la comparaison sera fiable. En effet, les commentaires vagues tels que « bon état » ou « état moyen » sont souvent insuffisants en cas de litige, et il est donc préférable de décrire précisément les défauts constatés, leur emplacement et leur importance.
En complément, il est également recommandé d'avoir recours, en plus de l'écrit, à des photographies, qui constituent un complément particulièrement utile, en illustrant les observations écrites et ainsi en évitant les erreurs d'interprétation qui pourraient survenir.
Afin d'être considéré comme valable, et ainsi protéger efficacement le bailleur et le locataire, établir un état des lieux de sortie ne peut passer que par le respect d'une procédure rigoureuse.
L'état des lieux doit être effectué au moment du départ du locataire, le jour de la remise des clés car, une fois ce dernier réalisé, le locataire ne doit plus pouvoir pénétrer dans le logement, tout simplement afin d'éviter tout litige si des dommages devaient survenir après la signature de l'état des lieux.
À noter : si l'état des lieux de sortie doit s'accompagner de la remise des clés, il n'est toutefois pas obligatoire de le réaliser au dernier jour du préavis, puisqu'un locataire peut quitter l'appartement avant l'expiration de ce dernier, bien qu'il reste alors redevable du paiement du loyer et des charges jusqu’au dernier jour du préavis (sauf si le logement est reloué entretemps).
Le logement doit être vide de tout effet personnel afin de permettre une inspection complète.
L'état des lieux est normalement réalisé en présence du bailleur et du locataire. En cas de locataires multiples, tous ceux dont les noms figurent sur le bail doivent être présents, ou donner une procuration. Le locataire peut également choisir de se faire représenter par une tierce personne, mais doit alors lui déléguer clairement cette mission.
Le propriétaire peut, quant à lui, déléguer la réalisation de l'état des lieux à un mandataire, comme une agence immobilière chargée de la gestion locative.
En cas de conflit ou d'impossibilité de réaliser un état des lieux contradictoire, il est alors possible de faire intervenir un commissaire de justice, dont le coût de l'intervention est alors partagé entre le propriétaire et le locataire.
Le bailleur, ou son mandataire, doit examiner l'ensemble du logement, et reprendre, point par point, les différents éléments figurant sur l'état des lieux d'entrée, comme :
Les revêtements de sol ;
Les murs et plafonds ;
Les portes et fenêtres ;
Les équipements électriques ;
La plomberie ;
L'électroménager ;
Les systèmes de chauffage ;
Ou encore la propreté générale du logement et, en location meublée, l'état des équipements.
En location meublée, une attention particulière doit être portée au mobilier. Le bailleur doit donc vérifier que tous les meubles figurant dans l'inventaire sont présents et dans un état conforme à celui constaté lors de l'entrée dans les lieux. Un canapé détérioré, une table cassée ou un électroménager endommagé peuvent justifier une retenue sur le dépôt de garantie sous certaines conditions, car il reste important de savoir différencier les dommages causés aux équipements et l'usure normale relevant d'une utilisation appropriée du bien.
Pour ce faire, le bailleur pourra avoir recours à notre modèle d'inventaire du mobilier, qui est une spécificité essentielle de la location meublée.
La distinction entre dégradation locative et usure normale constitue souvent le cœur des litiges lors de l'état des lieux de sortie.
L'usure normale correspond à la détérioration naturelle du logement liée au temps et à une utilisation normale. Le locataire ne peut donc être tenu responsable de l'usure des différents équipements présents dans le bien, comme le rappelle l'article 7 d) de la loi du 6 juillet 1989.
Quelques exemples courants de vétusté :
Pour les murs et peintures :
Pour les sols :
Pour les menuiseries et portes :
Pour la cuisine et les équipements :
Pour la salle de bains :
En revanche, peuvent être considérés comme des dégradations :
Des trous nombreux ou de grande taille ;
Des marques importantes sur les murs, sols ou plans de travail (chocs, brûlures, taches indélébiles) ;
Des équipements cassés ou détériorés en raison d'une mauvaise utilisation, et non remplacés ;
Des moisissures importantes dues à un défaut d'aération.
La grille de vétusté permet d'objectiver l'évaluation de l'usure normale en fixant une durée de vie théorique pour différents éléments du logement, ce qui permet de déterminer le pourcentage de dépréciation applicable au fil des années et donc, éventuellement, les montants pouvant être réclamés au locataire.
si un locataire endommage un canapé vieux de 10 ans, il ne sera pas possible de lui demander de financer l'achat d'un canapé neuf.
Pour approfondir ce sujet, vous pouvez consulter notre guide consacré aux états des lieux d'entrée et de sortie avec grille de vétusté.
L'état des lieux de sortie joue un rôle central dans la restitution du dépôt de garantie.
Lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés. En présence de dégradations justifiant des retenues, le délai de restitution est porté à deux mois.
Pour en savoir plus sur les règles applicables, consultez notre guide complet sur le dépôt de garantie en location meublée.
Le bailleur peut retenir les sommes correspondant à des dépenses réellement justifiées, comme :
Les réparations locatives ;
Le remplacement d'un équipement détérioré ;
La remise en état d'un meuble dégradé ;
Ou encore les frais de ménage lorsque le logement est rendu dans un état de saleté anormal.
Le détail des montants concernés est présenté dans notre article sur la somme à retenir sur le dépôt de garantie en location meublée, ainsi que dans celui consacré à la retenue de caution pour le ménage.
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Important : chaque retenue doit être justifiée par un devis ou une facture. |
Le bailleur ne peut pas pratiquer de retenues arbitraires, ou liées à la vétusté comme expliqué précédemment. De même, aucune somme ne peut être conservée sans justificatif.
À noter : un dépôt de garantie conservé sans fondement, ou pendant une durée qui excède le cadre légal, peut exposer le bailleur à des contestations et à des pénalités financières.
S'il n'existe pas de modèle unique obligatoire, l'état des lieux de sortie doit être suffisamment précis pour permettre une comparaison efficace avec l'état des lieux d'entrée.
Si vous recherchez un document prêt à l'emploi, consultez notre modèle d'état des lieux.
Un état des lieux de sortie doit comporter certaines mentions importantes, comme :
La date de réalisation ;
L'adresse du logement ;
L'identité des parties ;
La description détaillée de chaque pièce ;
L’état du mobilier et des équipements ;
Les relevés de compteurs, si nécessaire ;
Les signatures du bailleur et du locataire.
De nombreux professionnels utilisent désormais des applications spécialisées, qui permettent d'intégrer directement des photographies, des commentaires détaillés et des signatures électroniques. Elles permettent également d'assurer qu'un format identique est utilisé entre l'état des lieux d'entrée et de sortie.
À noter : le format numérique possède la même valeur juridique qu'un document papier dès lors que les conditions de validité sont respectées.
Malgré toutes les précautions prises, un désaccord peut survenir. Dans ce cas, il peut arriver que le locataire refuse de signer le document ou choisisse de le signer sous réserve, en contestant certaines observations.
Lorsque les parties ne parviennent pas à s'entendre, plusieurs solutions existent.
La première consiste à solliciter l'intervention d'un commissaire de justice afin d'établir un état des lieux officiel. Ce sera la solution à retenir en cas de refus de signature, ou si les conditions de la signature ne sont pas réunies. Dans ce cas, le bailleur comme le locataire peuvent saisir un commissaire de justice, dont le coût de l'intervention sera réparti à parts égales entre les parties.
Dans le cas d'un état des lieux signé, avec ou sans réserve, si une contestation naît sur le montant des retenues, il est possible de saisir la commission départementale de conciliation, dont l'intervention est gratuite, et dont le rôle sera de permettre de trouver un compromis. En cas d'échec de ce procédé, il sera alors nécessaire de se tourner vers la justice.
En dernier recours, le tribunal judiciaire peut être saisi afin de trancher le différend qui oppose le bailleur et son locataire.
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Article rédigé par Baptiste BOCHART
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